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确定电子文档管理系统是否适用需要看哪些方面
文档管理一直是比较难处理的工作，一般的情况就是文档数量增加会占用大量的空间和人力，而将其设计成电子文档又需要较好的软件来支持，所以现在寻求各方面都好的电子文档管理系统人很多，那么在众多系统中如何确定哪款适用自己？一、看其功能电脑的存储量比常用纸质文档可容纳的存储量要大所以使用起来也更加方便，能满足大多数人的使用要求，因为现在这样的管理系统的技术比较成熟，所以很多技术和功能方面的要求都能实现，但是功能的实现不代表其功能匹配度高，很多这样的管理系统的功能闲置或者不能满足要求的情况，而避免这样的问题就要懂得根据其系统功能来选择。二、看其稳定性纸质的档案管理和存储一般不存在稳定性方面的问题，但是现在所用的电子文档存储的方式就需要考虑到电脑的承受度，因为管理系统的内存和承载量有限，如果超过这个限制就会有很多问题产生，一旦这些问题不能解决就会导致其系统中记录丢失或者错乱，而业内较好的电子文档管理系统的优势就是稳定性比较强。三、看其价格采用电子文档的存储方式就要使用相应的文档的管理系统，通常这种系统的开发和维护等工作都需要耗费资金和人员时间，所以想要使用软件必须支付相应的费用，由于不同的软件的收费价格不同，所以只要这款系统软件的价格是使用者能接受的就说明这款软件是适合选择的。随着电脑的广泛应用，我们可以看到在将来电子类的产品和软件都将成为人们生活的必备品，其将改变人们的工作和生活方式，比如稳定性...
2021 - 05 - 18
电子文件管理系统可帮助用户解决哪些问题
电子文档作为企业智力资产，随着信息网络进程的加速及智能化办公的趋势，其管理工作显得愈发重要和必要。而针对传统文档管理工作的混乱、分散及难以协同共享等问题，电子文件管理系统孕育而生，现就其能帮助用户解决哪些实际性问题做如下概括说明：1、文件管理不规范问题因未意识到电子文件的重要性，部分企业疏忽其管理工作，从而造成文件标准不统一、存储散乱的局面，甚至各类正式文件、草稿文件及报废文件混杂一通，对企业的长久发展较为不利。而信誉可靠的电子文件管理系统采用数字化管理手段，通过对各类型归档文件进行有效的组织、管理及利用，以实现文档数据的规范化管理价值。2、文件丢失或遗漏问题由于各类生效文件的起草人或者拟定部门不尽相同，而电子文档未进行系统化、规范化管理，容易出现因电脑操作不当、人员流动等问题带来的文件丢失或遗漏问题，若是重要文件则可能对公司利益造成不良影响。而稳定性好的电子文件管理系统可储存量大，通过对文件全生命周期的管理，保证文件的完整性、有序性。3、文件泄密隐患电子文件管理中较大的难题便是其文件泄密隐患。传统的电子文件管理模式虽有按照职权备份或者留档文件，但存在电脑操作安全隐患，而智能化的电子文件管理系统通过对不同用户的权限进行区分设置以及多重身份验证功能，同时可监控泄密踪迹，更大程度地提高文件管理的安全性。由此可见，电子文件管理系统的出现可解决电子文件管理不规范问题，避免文件丢失、遗漏或者...
2021 - 05 - 14
选择电子文件管理系统时应关注哪些要素
所谓电子文件管理系统，就是通过收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以便于电子文件的保存、检索、使用及处置的智能化应用系统。与传统文件管理模式对比，它具有较高的兼容性、高效性及安全性，深得各大企业的一致好评，而选择该类系统时应该关注哪些要素，以保证所选系统的适宜性？1、系统运行的稳定性由于电子文件管理系统所需处理及储存的文件种类及数量众多，使用人员也较多，为了避免使用过程卡顿、死机等问题，保证流畅、快速的运行，选择时务必关注其系统的稳定性能是否良好，是否拥有足够大的系统运行空间等问题。2、系统操作的便捷性可以说稳定性好的电子文件管理系统是基于服务企业管理、便捷员工工作而被选购的，因此相关采购人员务必在系统操作的便捷性上严格把关，确保其使用方法简单易懂，各功能模块之间分工明细，以此确保操作人员可较快上手并熟练使用。3、系统价格的合理性相信每个企业在采购任何设备或软件时，都希望可以用较低的价格购买到更适宜的设备，以此服务于企业的成本管控工作的执行。因此采购先进的电子文件管理系统时，还需关注其报价与购买预算是否相符，同时进行同性能或者类似性能系统开发企业的价格对比，确保该系统价格的合理性，确定是否可购入问题。为了更好地促进企业的全面可持续发展，企业还需做好相关的风险规避措施，而电子文件管理系统除了作为电子文件管理的主要途径，也是保证文件行政有效性及法律凭证性的重要手段，通过时间轴管...
2021 - 05 - 13
电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择
对于电子文件管理系统，可能较多数人感触不是很深，但其作为企业文件管理的重要手段，对于维护企业无形智力资产具有关键性价值，它在解决电子文件管理杂乱无章、文件标准不一等问题上有较明显的作用，而它的兼容性、高效性及安全性更是值得客户选择并使用。1、兼容性电子文件按其文档类别区分有doc格式、xls格式、jpg格式等，按内容划分又有会议纪要、商务合同、活动方案等诸多类别，而文件的状态可能是编写状态、发布状态亦或者已归档，这就为企业管理带来较大的不便及难题。而先进的电子文件管理系统可兼容各种形式、类别的文件，实现企业全文件协同管理。2、高效性企业各类文件在使用过程中可能会涉及到跨岗位或者跨部门问题，而传统文档管理中需要通过相关管理人员批准方可查阅，需要花费一定的等待时间，而品牌好的电子文件管理系统中可设置职权或者职位可见性，相关人员可高效查阅或共享，以此省去不必要的时耗。3、安全性电子文件管理系统较为受欢迎的一点便是其规避传统电子文档管理的安全隐患问题，在系统安全性上下功夫，通过智能化设置及多重身份验证关卡，对于上传、查阅、修改、下载等均有职权限定，防止文件随意存放或者修改等问题，从而通过提高文件的安全性保障公司利益。可以说电子文件管理系统并不是针对文字管理人员而设计的，而是基于公司管理需求而来的，它通过通过数字化管理模式改善传统管理模式举步维艰的困境，从源头上规避文件管理失误造成的公司利益...
2021 - 05 - 12
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