有一句俗话叫做“家贼难防”，电子文档作为企业经营过程中的一种重要文件，如果不急于妥当的保存和管理，就很有可能被内部人员传出去，从而企业产生很大的损失。使用电子文档安全管理系统之后就能够加强对文件的安全管理，下面就来了解质量可靠的电子文档安全管理系统具有哪些作用。
第1、对文件进行备份
质量再好的计算机和服务器，也不能保证可以一直无故障的运行下去，万一出现故障，其中保存的文档资料就有可能遭受破坏。但是，电子文档安全管理系统具有备份功能，可以对重要的电子文档进行备份处理，因此，即便是有某台计算机因为意外故障而导致文档的丢失或受损，也能够通过下载备份文档将其恢复回来。因此，使用电子文档安全管理系统，就相当于给电子文档加了一层“双保险”，有效避免因意外事故而造成的损失。
第2、对文档进行加密保护
企业的电子文档中有很多极为重要的内容，例如客户资料、经营数据、技术资料等等，这些重要的内容一旦外泄就会给对手创造机会，而导致企业受到很严重的损失。为了避免这种情况的发生，就需要使用电子文档安全管理系统，因为，电子文档安全管理系统可以对电子文档进行可靠的加密保护，加密之后只有经过授权的用户才能打开和编辑文档。
由此可见，电子文档安全管理系统能够发挥的作用很大，因此，越来越多的企业为了保护好自己的重要资料文件，会去了解如何选择好的电子文档安全管理系统，然后根据自己的实际需求选择一套能够满足经营需要的电子文档安全管理系统来使用。