电子文档安全管理系统是一种公司自我保护比较重要的电子文档信息的一种系统，科技发展给生活和工作都带来了便利但是也是带来了不便的，有部分不想耗费劳动就想要得到高工资的人会利用这么一些不光彩的手段来窃取公司的重要电子文档信息，因此这种电子文档的综合管理系统让这种行为被杜绝并且让重要资料的安全性得到保障。
现在企业的信息保存不外乎是纸质文档保存和电子文档保存这两种保存方法，可能会有人说没有必要两次保存，但实际上纸质文档相对来说会存在遗失或者说公司有个什么意外被烧毁啥的，如果做了电子文档的话，只要备份好了就可以保存很久。不过也有些许风险，因为没法得知保存文档的工作人员会不会不小心删掉或者离职的时候把这部分资料带走。所以保险来看的话一个公司拥有电子文档安全的管理系统还是比较重要的。
简单的来说它就是把公司或者个人重要的文档存在这个相关的服务器上，如果有人想要查看的话就需要把文档下载到自己的机器上。当然如果下载下来就能够随便使用的话也就没有安全性了，下载下来是一种加密的密文，打开需要解密而且在使用后保存时又会同时将文档加密写到磁盘上。如果这个文档要外用的话就需要经过相关的人员进行授权，没有授权的话就算下载了也是打不开的。
电子文档安全管理系统对于公司里每一个来系统里下载文档的人都会进行一个审核，并且会跟踪到相关设备，将来下载文档的时间和ip地址及时记录下来也会同时将该时间段这个人下载或者查看了什么文件进行一个记录保存以便该系统的管理员后续对其进行查看。